Apa itu JRA arsip? Di dalam kegiatan suatu bisnis dan lembaga, tentunya tak lepas dari Jadwal Retensi Arsip. Jadwal tersebut nantinya akan menentukan jangka waktu tertentu sebelum arsip akhirnya dimusnahkan. Karena proses ini bisa sangat memusingkan, ada baiknya Anda menggunakan jasa pemusnahan dokumen arsip yang handal. Dalam pemilihan jasa pemusnahan dokumen arsip, pastikan memilih yang sudah jelas, memiliki lisensi bisnis, dan berpengalaman agar aman.
Apa Itu JRA Arsip?
Jadwal Retensi Arsip merupakan daftar yang berisi simpanan atau retensi dari berbagai jenis arsip dalam jangka waktu tertentu. Fungsinya tidak hanya sebagai jadwal penyimpanan, melainkan juga mengidentifikasi pemilik arsip yang bertanggung jawab.
Fungsi JRA Arsip
Selain berfungsi sebagai penentu jadwal penyimpanan dan mengidentifikasi pihak untuk mengelola salinan resminya. Jadwal ini juga dapat mencakup instruksi untuk disposisi dokumen dan materi lain yang bukan merupakan catatan resmi.
Kemudian, JRA arsip juga berisi rekomendasi tentang pemusnahan, evaluasi, penyusutan, atau penyelamatan arsip. Jika menerapkan jadwal ini, maka pengarsipan dalam bisnis Anda akan lebih teratur.
Jenis-Jenis Arsip
Arsip merupakan segala jenis rekaman kegiatan, data, atau peristiwa dalam beragam bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi. Dokumen ini dapat dibuat oleh lembaga negara, swasta, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi, hingga perorangan. Arsip sendiri terdiri dari beberapa jenis, antara lain:
- Arsip Dinamis: Jenis arsip yang dapat Anda pakai secara langsung pada aktivitas pembuatan arsip, kemudian Anda simpan dalam kurun waktu tertentu.
- Surat atau Arsip Statis: Arsip yang disimpan karena memiliki nilai guna, tapi masa retensinya sudah habis.
- Arsip Substantif: Jenis arsip yang berhubungan langsung dengan tanggung jawab serta peran dari Badan Nasional Penanggulangan Terorisme (BNPT). Meliputi segala kegiatan perihal kearsipan, seperti pembinaan hingga pengembangan kearsipan.
- Arsip Fasilitatif: Arsip yang berhubungan erat dengan sektor fasilitatif, seperti keuangan, kepegawaian, ketatausahaan, hukum, evaluasi dan kerjasama, informatika, hingga pengawasan.
Jenis-Jenis JRA Arsip
Secara garis besar, Jadwal Retensi Arsip terdiri dari dua jenis. Berikut ini penjelasan lengkapnya:
- JRA Fasilitatif
Jadwal Retensi Arsip fasilitatif merupakan jadwal yang berisi jenis arsip fasilitatif lengkap dengan jangka waktu retensinya sesuai dengan nilai kegunaannya. Jadwal retensi ini umumnya berfungsi sebagai acuan untuk menyusutkan arsip fasilitatif.
- JRA Substantif
JRA substantif adalah jadwal retensi yang berisi jenis surat substantif dengan periode waktu penyimpanannya. Beda halnya dengan JRA fasilitatif, JRA substantif ini digunakan sebagai pedoman untuk menyusutkan arsip yang berkaitan dengan terorisme. Mulai dari pencegahan, penanggulangan, hingga kerjasama.
Anda Tertarik untuk Menerapkan Sistem JRA Arsip?
Demikianlah penjelasan terkait apa itu JRA arsip yang perlu Anda ketahui. Semoga dengan membaca artikel ini, kegiatan pengarsipan Anda jadi lebih baik, sehingga arsip yang sudah tidak aktif tidak akan mengganggu keberadaan arsip yang aktif. Pengarsipan Anda pun akan menjadi lebih rapi dan tidak memakan banyak tempat.